Stephen R. Covey (1932-?)

Knihu 7 návyků vůdčích osobností, která se následně stala celosvětovým bestsellerem, publikoval poprvé již v roce 1989. Před vydáním knihy vyučoval na univerzitě v Utahu, ale úspěch knihy dal jeho životu nový směr, a tak založil Covey Leadership Center, ze kterého se v roce 1997 stalo FranklinCovey – společnost specializující se na poskytování poradenství pro firmy a jednotlivce a také vývoj a prodej nástrojů pro time management (např. světoznámé plánovací diáře).

Covey srozumitelnou formou podává své myšlenky podložené dlouholetou praxí. Pomůže vám s vyvážením vašeho osobního a profesního života, najít ty správné priority a celkově se dívat na svět ze správného úhlu tak, aby pro vás byl méně stresující a vy se cítili lépe. Myšlenky a principy často prezentuje na vtipných příkladech z osobního života (Covey je otcem 9 dětí).

Nechci tu rozepisovat celý obsah knihy. Udělali to již jiní (např. zde najdete nějaké informace). Úplně nejlépe však uděláte, když si ji přečtete sami.

Představte si vlastní pohřeb…

Na nejvíce lidí vždy zapůsobí cvičení, které najdete v první polovině knihy a které začíná slovy „Představte si svůj vlastní pohřeb“. Covey zde nabádá k tomu, abyste si – možná právě pomocí trochu drastičtější metody – uvědomili, co je pro vás v životě opravdu důležité a co chcete, aby po vás zůstalo.

Kde knihu sehnat?

Samozřejmostí je Amazon, na kterém kniha stojí cca 10USD. Kniha je dokonce k dostání i v češtině a to za cca 350,-Kč. K dispozici je i audiobook v originále, takže se můžete učit při joggingu nebo v autě cestou do práce… a to je ta pravá produktivita! :)

Já – jako majitel PDA – používám k organizaci v terénu aplikaci Pocket Informant. Ten je na poli aplikací pro organizaci času v PDA bezkonkurenční špičkou a mohu ho plně doporučit. Synchronizace s PC je v základu vyřešená pouze s kalendářem v Outlooku. Osobně mi plánování v Outlooku moc nevyhovuje – považuji ho za přespříliš robustní aplikaci pro moje účely. A tak jsem se ze začátku spokojil s tím, že budu kalendář udržovat pouze v PDA.

OggSync - obrazovka

Při podrobnějším plánování mě ale zdlouhavé cvakání na malé softwarové klávesnici začalo unavovat, a tak jsem se poohlédl po vhodnějším řešení.

Našel jsem bezplatnou aplikaci OggSync, která bezchybně a svižně dělá přesně to, co od ní očekávám – obousměrně sesynchronizuje kalendář v PDA s mým Google Kalendářem.

Použití OggSync několik zásadních výhod:

• U sebe na cestách máte v PDA vždy aktuální kalendář
• Větší úpravy provedete z jakéhokoliv počítače online přes moderní AJAXovou aplikaci
• Může využít výhod Google Kalendáře jako je například organizace schůzek nebo upozornění pomocí SMS.

Pro náročnější uživatele má OggSync ještě placenou verzi v ceně 30USD. Hlavní výhodou placené verze je možnost synchronizovat více jednotlivých kalendářů – to by vám mělo umožnit stahovat si do PDA i kalendáře sdílené v týmu.

Kniha: Mít vše hotovo

Minulý týden jsem zde psal článek o GTD, v jehož závěru jsem se zmínil o tom, že bohužel zatím není možnost si knihu přečíst v češtině.

To se však brzy změní, protože podle nových informací od září vychází GTD v kompletně češtině pod názvem Mít vše hotovo.

Na propagačním webu od Jan Melvil Publishing si můžete prohlédnout ukázky z textu nebo si knihu rovnou objednat za krásných 200,-Kč (251stran, brožovaná).

Do teď byl zřejmě jediným trochu uceleným zdrojem informací o GTD stručný článek na české wikipedii. A to opravdu nestačí.

Pro mnoho lidí tak odpadá jazyková bariéra – teď si budete moci o time managementu podle GTD přečíst přímo ve svém rodném jazyce.

Paymo.biz - nástroj pro time tracking zdarma

Tak to ale být nemusí. Použijte aplikaci Paymo a účtujte svým klientům přesně podle času, který jste prací pro ně strávili.

Každý, kdo se živí na volné noze, potřebuje mít občas přehled o tom, kolik času mu zabere splnění konkrétního úkolu nebo celého projektu. Aplikace, které nám toto (tzv. time tracking) umožňují jsou nepostradatelným nástrojem pro každého, kdo svou práci účtuje podle stráveného času. Použití aplikace pro time tracking je velice snadné a intuitivní. Díky tomu jsou také dobrým pomocníkem pro živnostníky, kteří prostě chtějí mít přehled kolik času jim práce zabere.

Time tracking aplikace se dají také použít jako nástroj sebemotivace a sebekontroly. Zvláště pro ty, kteří stejně jako já pracují z domova, je time tracking vynikajícím kontrolním prvkem. Víte přesně kolik hodin jste který den odpracovali.

PAYMO.biz

Aplikací pro time tracking je na internetu mnoho. Já jsem z nich vybral tu, která se nejlépe používá a je také finančně nenáročná.

Paymo je online aplikace od Rumunské společnosti LightDesignWorks. Její hlavní výhodou je to, že je pro drobné živnostníky a malé firmy zcela zdarma – bez omezení počtu projektů nebo úkolů, které můžete sledovat. Toto platí pro první tři uživatele, které budou systém využívat přes profil vaší firmy. Poté už musíte přejít na takzvané Paymo Commercial a platit $3.99/uživatel/měsíc. I tak je ale cena pro větší firmy přijatelná.

Po provedení jednoduché registrace dostanete vlastní adresu pro vaši firmu ve formě subdomény název-firmy.paymo.biz.

Jako správce se přes tuto adresu přihlásíte do administrativního přehledu, který vám umožní:

• spravovat jednotlivé projekty a jejich úkoly
• spravovat jednotlivé uživatele
• spravovat jednotlivé klienty
• vytvářet nejrůznější přehledy
• a nyní i přímo vytvářet faktury (zatím v beta verzi zdarma; v budoucnu bude zpoplatněno)

Uživatel si přes stejnou adresu může otevřít online klient, který mu umožní měřit čas strávený nad jednotlivými úkoly. Připadně si zde může stáhnout desktopový klient (Win nebo Mac), který si může pohodlně minimalizovat do systray. Mate-li Google Gears bude time tracker fungovat i offline.

Screenshoty

Paymo time tracking - hlavní přehled

Paymo Tracker

Další aplikace pro time tracking:

• Harvest
• SlimTimer
• 88 miles

Sdílení dat - uloz.to

Čas od času se ocitáme v situaci, kdy potřebujeme s někým sdílet větší objem dat – potřebujeme někomu zaslat katalog zboží nebo video z dovolené. Většinou ale zrovna nemáme k dispozici webhosting s potřebnou kapacitou a odesílání e-mailem nepřipadá v úvahu (e-mailové schránky mají různá omezení a vůbec… je to pomalé).

Tady nastupují na scénu speciální služby – tzv. internetové úschovny, na které můžete potřebná data snadno nahrát. Poté vám bude vygenerován odkaz, z něhož si příjemce soubor stáhne.

Podobných úschoven je mnoho, ale nechci tu dělat nějaké srovnání. Jednoduše představím tu nejlepší z českých:

Uloz.to

• Až 1200MB pro vaše data
• Bez omezení velikosti souboru
• Sdílení bez nutnosti registrace
• Stahování i nahrávání plnou rychlostí
• Soubory jsou uloženy pro dobu 30 dní od posledního stáhnutí
• Zdarma
• … úschovnu naleznete na snadno zapamatovatelné adrese: uloz.to

Pokud vám sdílení dat na uloz.to z nějakého důvodu nevyhovuje, můžete zkusit další české úschovny jako např. Uploadshare, eDisk nebo Nahraj.cz – ty však ale mají omezení na velikost nahrávaného souboru.

Ready For Anything - tipy k GTD

Rád bych vám představil knihu, která navazuje a doplňuje vynikající Getting Things Done od Davida Allena.

Kniha se celým jménem nazývá „Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life“. Jak už název napovídá, tak se jedná o 52 krátkých kapitol – jedná se o jednotlivé tipy postavené na GTD, které vám pomohou k větší produktivitě a kreativitě. A to bez zbytečného stresu.

Dostanete cenné rady, jak si vyčistit svou mysl, abyste mohli být kreativní, jak se správně zaměřit, na to, co děláte, jak si všechno zorganizovat a samozřejmě jak se opravdu dát do práce a dosáhnout všech vytyčených cílů.

Kde se dá kniha sehnat?

Český překlad samozřejmě není, takže zatím jediná možnost, jak se ke knize dostat, je objednat si ji ze zahraničí v anglickém originále. K tomu je nejlepší Amazon.com, kde se prodává za $11.20. S poštovným vás kniha přijde odhadem na necelých třista korun. Nejlepší je však objednat si ji spolu s Getting Things Done – obě knihy se velice dobře doplňují.

Kniha od Davida Allena: Getting Things Done

V roce 2001 vydal David Allen převratnou knihu, ve které definoval nový přístup k osobní organizaci času. Jeho kniha nazvaná Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity je nestárnoucím zdrojem dobrých rad a tipů pro lepší zvládání vysoce náročného života v dnešním světě. Díky tomu si kniha Getting Thing Done (nebo zkráceně GTD) získala velkou oblibu po celém světě.

Já jsem si Allenovu knihu o GTD koupil před necelými dvěma roky, když jsem se o ní dozvěděl na nějakém anglicky psaném blogu. Ze začátku jsem postupoval přesně pomocí GTD s tím, že jsem vyzkoušel nejrůznější nástroje pro organizaci času. Jak ubíhaly měsíce, tak jsem si celý systém zjednodušoval a upravoval si ho k obrazu svému. Myslím, že právě tak by to mělo být. Začtete-li se do této knihy, tak dostanete mnoho užitečných základů, které vám pomohou vytvořit si vlastní systém osobního plánování.

Takovýto plánovací systém vám umožňuje plně se soustředit na vykonávání jednotlivého úkolu. Nemusíte se starat o ostatní věci.

Základní principy

Pro vaši představu bude nejlepší, když místo zdlouhavého popisování přiložím diagram GTD z webu D*I*Y Planner (tento web navíc obsahuje plno užitečných šablon do diáře pro plánování pomocí GTD):

Podle GTD si každý váš úkol, poznámku nebo nápad zapíšete do tzv. Inboxu. Inboxem může být stránka ve vašem papírovém diáři, skupina úkolů v plánovacím softwaru nebo třeba diktafon. Poté postupně procházíte jednotlivé položky Inboxu. Zjišťujete zdali si vyžaduje akci (Např. Koupit mléko) nebo ne (Např. Adresa dobré restaurace) a podle toho s ní zacházíte dál. Takto postupujete tak dlouho, dokud nevyprázdníte celý Inbox. Všechny položky pak máte pěkně rozřazené do jednotlivých seznamů a můžete se dát do práce.

Hlavním klíčem GTD je rozdělovat si složitější úkoly a projekty na jednotlivé podúkoly. Např. „Nechat opravit auto“ nebude úkol. Bude to celý projekt jehož prvním podúkolem bude „Najít číslo do autoservisu“. Takto se problémy řeší daleko snáze a nenutí nás to tolik věci odkládat.

Kouzelné je Pravidlo dvou minut: Pokud něco trvá méně než dvě minuty, udělejte to ihned.

Kde se dá GTD sehnat?

Kniha Getting Things Done nebyla zatím bohužel přeložena do češtiny. Pokud ale pro vás angličtina není překážkou, tak na Amazonu se aktuálně prodává za $9, takže vás i s poštovným vyjde na nějakých dvěstě korun.

Update: Od září 2008 vychází kniha GTD v češtině pod názvem Mít vše hotovo.